sCaros senhores clientes, em busca de melhorar cada vez mais o sistema AGENTE, e conseqüentemente o cotidiano dos senhores, viemos fazer uma consulta de opinião, em busca de idéias e sugestões.
O assunto em pauta no momento é o controle financeiro do sistema. Estamos planejando uma reformulação no mesmo e é fundamental, neste ponto da analise que quem tiver alguma sugestão manifeste-se para que, juntos, possamos adequar as funcionalidades do sistema as necessidades de sua loja.
O modelo atual do controle financeiro, por sua complexidade gera muitas dúvidas e até mesmo alguns problemas que pretendemos sanar.
Inicialmente, começarei expondo a estrutura básica do controle financeiro do sistema.
Hoje, as filiais transferem para uma conta específica da Administração os valores existentes em caixa, ao fechá-lo (normalmente no final do dia). Estes valores são replicados e a pessoa responsável pode na Administração transferi-los da sua conta de transferências para outra conta qualquer.
Atualmente, os lançamentos efetuados pela filial, com exceção das transferências efetuadas diretamente para a Administração, são para consulta apenas, e não devem ser movimentados na mesma.
Lembre-se: Exceto no caso da Administração que pode lançar valores a pagar/receber para as filiais (e estas passam a ser responsáveis pelos valores), os lançamentos são responsabilidade de quem os faz. Se a filial possui um valor “a pagar”, é ela quem deve quitá-lo. Embora este valor a pagar seja replicado para a Administração, isto apenas ocorre para fins de visualização/conferência, de modo que a Administração saiba a todo o momento a situação de suas filiais.
Ou seja, hoje, o controle financeiro de uma filial deve ser feito pela filial. Se, na Administração houver a necessidade de controlar valores de uma filial específica, o Administrador deve efetuar lançamentos de contas diversas na própria Administração, referentes aos valores desejados, podendo inclusive criar contas separadas para cada filial, para facilitar o gerenciamento. Note que a filial não vai ver estes lançamentos, são apenas de controle da Administração.
Controle de caixa:
Problema:
A filial transfere os valores para a Administração, para depois descobrir que uma venda foi lançada incorretamente (moeda errada, sem financeira, etc.). Neste caso, o valor já está na conta da matriz, mas é inconsistente com o que a filial apresenta, já que havia uma venda com dados incorretos (posteriormente corrigida). A idéia é permitir que os administradores possam facilmente gerenciar este tipo de problema:
Solução proposta:
· A filial fecha o caixa e transfere os valores para a Administração, os valores são replicados para esta.
· Ao entrar no sistema na Administração, é apresentada ao usuário uma tela informando que houveram transferências, indicando os valores e origem dos mesmos.
· O responsável deve então, com o auxilio dos relatórios do sistema (principalmente o de “fechamento por caixa”) e comprovantes de depósito, etc. verificar se os valores transferidos estão corretos.
· Caso haja algum erro (de venda lançada incorretamente, por exemplo) o administrador deverá NEGAR o recebimento dos valores daquela filial/caixa. Ele irá informar o motivo da recusa. Isso fará com que a filial receba um aviso informando que há algo incorreto, que ela deverá corrigir.
· Quando não houver problema algum, e os valores transferidos forem corretos, o Administrador irá ACEITAR a transferência e os valores entrarão no saldo da conta da Administração. É importante ressaltar que, caso a Administração constate um erro em um lançamento após aceitar o recebimento, é sua responsabilidade corrigir os valores manualmente (e informar a filial para que ela também o faça se for o caso).
O controle financeiro deve ser um espelho da situação real, ou seja, não devem ser lançados valores fictícios, e lançamentos incorretos devem ser devida e imediatamente corrigidos.
Contas diversas:
A filial pode lançar contas diversas para a Administração. Ao lançar a conta, a filial identificará que esta deverá ser controlada pela matriz. A partir deste momento, a filial não pode mais alterar este registro, e ele será replicado para a administração que, por sua vez poderá confirmar ou negar.
Ex.: A filial lança 12 parcelas de conta de luz e informa que estes lançamentos devem ser pagos pela Administração. Ao fazer isso, estes lançamentos aparecem para a administração em uma tela informando que a filial enviou 12 títulos a serem pagos. A administração pode aceitar estes lançamentos (e tornar-se-á responsável pelos mesmos) ou recusá-los.
Isso garante que todas as obrigações da Administração, antes de serem incluídas no controle financeiro passem pela inspeção de pessoa responsável.
Retenção da financeira:
Para muitos clientes, o pagamento dos valores de retenção da financeira é efetuado pela Administração. No entanto os lançamentos financeiros destas movimentações são gerados na filial, ao fechar uma venda. Neste caso, a mesma solução exposta acima se aplica: a filial irá identificar (através de uma configuração geral) que a conta “RETENÇÃO A PAGAR PARA FINANCEIRA” deve ser paga pela Administração – neste caso, cada venda com financeira (devidamente configurada) já irá gerar um titulo a pagar de responsabilidade da Administração.
Esta é a proposta básica de funcionamento do financeiro.
Solicitamos que os interessados (que utilizam o controle financeiro) analisem atentamente se as alterações propostas atendem plenamente suas necessidades e nos comuniquem caso tenham alguma sugestão ou dúvida.
Você utiliza um controle financeiro diferente? Acha a proposta muito complexa ou simples? De que modo gostaria que fosse? Dê sua opinião, este diálogo é fundamental para o aperfeiçoamento do sistema, o bom controle do financeiro aumentará em muito a qualidade do seu trabalho e o controle sobre sua(s) loja(s).
(ou envie um email para rodrigo@blusistemas.com.br)